Més temps per al que és important
Automatització de processos amb IA
Automatitzem les tasques repetitives que fins ara necessitaven una persona, perquè calia llegir, entendre o classificar informació abans de decidir.
Llegir i entendre: el pas que abans havia de fer una persona
Automatitzar un procés sempre ha funcionat bé quan es pot expressar com a regles: "si la comanda passa a enviada, envia el correu". És el que fem des de fa anys amb automatitzacions i APIs.
La limitació era als processos que comencen amb informació que cal llegir i interpretar. Aquest pas l'havia de fer una persona, i per això el procés només es podia automatitzar en part.
La IA resol aquest pas, i la resta del flux continua sent l'automatització tradicional: fiable, repetible i barata.
Automatització de processos tradicional o amb IA: quan convé cadascuna
No tots els processos necessiten IA. La pregunta clau és si la mateixa entrada ha de donar sempre la mateixa sortida.
Automatització tradicional: la mateixa entrada, la mateixa sortida
És imprescindible quan el resultat ha de ser sempre el mateix per a les mateixes dades. Les factures en PDF que genera l'ERP mateix tenen sempre el mateix format: un programa n'extreu les dades sense enviar-les a un model d'IA, que hi afegiria cost i temps de resposta. I per exportar-les a una altra plataforma es fa servir una integració amb protocols de comunicació definits, sense IA. És la base de la programació d'automatitzacions i APIs a mida.
- Velocitat: no cal esperar la resposta d'un model.
- Fiabilitat: amb les mateixes dades, sempre el mateix resultat.
- Seguretat: la informació no s'envia a cap servei d'IA.
- Control: cada pas es pot revisar i auditar.
Automatització amb IA: quan cal interpretar
És l'opció quan la informació no té un format fix o cal entendre'n el contingut. Per exemple, saber si un client escriu content o enfadat al servei tècnic: amb programació tradicional caldria buscar paraules clau i sinònims, i el resultat seria poc fiable. Amb IA, és viable.
- Protecció de dades: cal triar bé el model, perquè no tots serveixen per a qualsevol informació. Quan les dades no poden sortir de l'empresa, l'opció és una IA privada.
- Cost i temps: cada consulta al model té un petit cost i triga uns segons.
- Resultat mesurat: es prova amb documents reals abans del pas a producció.
Un cas intermedi: les factures de proveïdors
Cada proveïdor envia les factures amb el seu propi format, de manera que un programa amb regles fixes no és suficient. Però tampoc no cal enviar-les a un model d'IA d'ús general: hi ha serveis especialitzats a llegir factures, com el processador de factures de Document AI, de Google Cloud, subjecte a les seves condicions de tractament de dades per a empreses. Ofereix més garanties de confidencialitat que utilitzar lliurement un model comercial, i s'integra amb programació tradicional, mitjançant la seva API: la resta del flux no necessita IA.
Exemples: què es resol amb cadascuna
Extreure les dades de les factures en PDF que genera l'ERP mateix
Com es resol: Programació tradicional
Per què: Tenen sempre el mateix format: un programa les llegeix sense cost per document.
Exportar aquestes dades a la gestoria, al banc o a una altra plataforma
Com es resol: Programació tradicional
Per què: Una integració per API o amb un format d'intercanvi definit dona un resultat exacte.
Comprovar que un NIF, un IBAN o una data són vàlids
Com es resol: Programació tradicional
Per què: Hi ha un algorisme de comprovació: la IA no hi aporta res i es podria equivocar.
Avisar quan l'estoc d'un producte baixa del mínim
Com es resol: Programació tradicional
Per què: És una regla fixa: si l'estoc és inferior al mínim, s'envia l'avís.
Llegir factures i albarans de proveïdors, cadascun amb el seu format
Com es resol: Servei especialitzat i programació tradicional
Per què: El format canvia, però hi ha serveis pensats per a aquest document, com Document AI de Google Cloud.
Saber si un client escriu content o enfadat al servei tècnic
Com es resol: IA
Per què: Cal entendre el to del missatge, no buscar paraules.
Detectar si un missatge conté informació econòmica de l'empresa abans que surti
Com es resol: IA
Per què: La mateixa informació es pot expressar de moltes maneres.
Classificar els correus entrants per tema i prioritat
Com es resol: IA
Per què: Cada remitent redacta a la seva manera.
Trobar el producte d'un proveïdor al catàleg propi encara que tingui un altre nom
Com es resol: IA
Per què: Cal comparar pel significat, no pel text exacte.
Factures de final de mes: generar-les, enviar-les i redactar el correu de cada client
Com es resol: Totes dues
Per què: El flux és tradicional i la IA només redacta el correu. És l'exemple que s'explica més avall.
| Tasca | Com es resol | Per què |
|---|---|---|
| Extreure les dades de les factures en PDF que genera l'ERP mateix | Programació tradicional | Tenen sempre el mateix format: un programa les llegeix sense cost per document. |
| Exportar aquestes dades a la gestoria, al banc o a una altra plataforma | Programació tradicional | Una integració per API o amb un format d'intercanvi definit dona un resultat exacte. |
| Comprovar que un NIF, un IBAN o una data són vàlids | Programació tradicional | Hi ha un algorisme de comprovació: la IA no hi aporta res i es podria equivocar. |
| Avisar quan l'estoc d'un producte baixa del mínim | Programació tradicional | És una regla fixa: si l'estoc és inferior al mínim, s'envia l'avís. |
| Llegir factures i albarans de proveïdors, cadascun amb el seu format | Servei especialitzat i programació tradicional | El format canvia, però hi ha serveis pensats per a aquest document, com Document AI de Google Cloud. |
| Saber si un client escriu content o enfadat al servei tècnic | IA | Cal entendre el to del missatge, no buscar paraules. |
| Detectar si un missatge conté informació econòmica de l'empresa abans que surti | IA | La mateixa informació es pot expressar de moltes maneres. |
| Classificar els correus entrants per tema i prioritat | IA | Cada remitent redacta a la seva manera. |
| Trobar el producte d'un proveïdor al catàleg propi encara que tingui un altre nom | IA | Cal comparar pel significat, no pel text exacte. |
| Factures de final de mes: generar-les, enviar-les i redactar el correu de cada client | Totes dues | El flux és tradicional i la IA només redacta el correu. És l'exemple que s'explica més avall. |
Quins processos es poden automatitzar amb IA
Tots comencen igual: amb informació que arriba desordenada. La IA la converteix en dades i el flux continua amb les regles habituals.
Correus, missatges i fitxers entrants
Un correu, un missatge de Telegram o un fitxer. La IA interpreta què se sol·licita i n'extreu les dades rellevants, i el flux ho converteix en una tasca a l'ERP, per exemple a Odoo.
Formularis i missatges en text lliure
El que un client escriu amb les seves pròpies paraules en un formulari web o en un missatge es converteix en una fitxa amb els seus camps, a punt per al CRM.
Resums automàtics de correus, actes i incidències
Fils de correu, actes de reunió o les incidències de la setmana, resumits en unes quantes línies per a qui ha de decidir.
Textos repetitius i traduccions
Esborranys de resposta, descripcions de producte o traduccions de fitxes, que una persona revisa abans d'enviar-los o publicar-los.
Albarans, comandes i certificats
Cada proveïdor els envia amb el seu propi format. Un servei especialitzat o un model d'IA n'extreu els camps, i el flux els contrasta amb les dades de l'ERP i els registra on correspon.
Fulls de càlcul amb formats diferents
Fulls d'Excel que cada departament o client omple amb el seu propi format, amb columnes que canvien de nom o d'ordre. La IA els interpreta i el flux carrega les dades al programa que correspon.
Exemple d'automatització amb IA: les factures de final de mes, de l'ERP al client
L'ERP prepara els esborranys
A final de mes, el flux genera les factures en esborrany amb les hores que l'equip ha imputat a l'ERP, per exemple a Odoo.
Comptabilitat les revisa
El responsable de comptabilitat rep un avís amb els esborranys a punt per revisar. Cap factura no surt sense el seu vistiplau.
La IA redacta el correu d'enviament
Cada factura validada surt amb un correu escrit per al seu client, no amb una plantilla igual per a tots, i amb la factura adjunta.
La resta del flux, amb regles fixes
La IA només redacta el correu. Generar els esborranys, avisar i enviar ho fa el flux amb regles fixes, i la validació la fa una persona.
Abast de les automatitzacions: canals, programes, sensors i APIs
Una automatització pot rebre informació i actuar en gairebé qualsevol sistema que permeti connectar-s'hi.
Telegram, WhatsApp i SMS
Una petició que arriba per Telegram o WhatsApp es converteix en una tasca, i els avisos surten pel mateix canal o per SMS. Per exemple, avisar el responsable quan s'acosta el termini d'una tasca.
Correu electrònic i fitxers
Els correus entrants i els fitxers que arriben a una carpeta es classifiquen i es converteixen en la tasca o la incidència que correspon. En sentit contrari, cada client rep per correu un resum periòdic de l'avenç del seu projecte.
ERP, CRM i programes interns
L'automatització llegeix i escriu als programes de l'empresa: crea una tasca a Odoo, actualitza una fitxa del CRM o genera les factures en esborrany a final de mes.
Sensors i màquines
Les dades de les màquines d'una planta també poden activar una automatització: si fa més de deu minuts que una està aturada, el responsable de manteniment rep un avís. És la base de la IA per a la indústria.
Webhooks d'eines de tercers
Moltes eines avisen quan passa alguna cosa: un pagament rebut, un formulari enviat o un canvi al repositori de codi. L'automatització actua en aquell moment: per exemple, quan la passarel·la de pagament confirma un cobrament, la comanda es marca com a cobrada a l'ERP.
APIs remotes
Serveis externs que es consulten o als quals s'envien dades: bancs, transportistes, plataformes públiques o models d'IA. Per exemple, revisar les licitacions i filtrar amb Jev les que encaixen amb el perfil de l'empresa.
A Gilsys també hem agilitzat la nostra gestió interna integrant automatitzacions amb IA, i per això en podem recomanar l'ús amb coneixement de causa.
Automatització amb IA o un agent?
S'assemblen i és fàcil confondre'ls. La diferència pràctica és qui decideix el camí.
Automatització amb IA
El camí està decidit per endavant i sempre és el mateix. La IA hi resol un pas concret: llegir, classificar o resumir. Més barat, més previsible i més fàcil de comprovar: si alguna cosa falla, s'identifica de seguida en quin pas.
Agents d'IA
El camí no està decidit: l'agent analitza la situació i tria què fer, en quin ordre i quantes vegades, dins dels límits que se li marquen. Dos casos semblants poden seguir passos diferents. Per a processos en què no es poden preveure tots els casos: agents d'IA.
Eines de l'automatització: n8n, el model i els sistemes de l'empresa
n8n i eines d'orquestració
Programem els fluxos i integrem eines de gestió de workflows com n8n, que permet veure'ls, modificar-los i saber en quin punt es troba cada execució.
El model adequat per a cada cas
Models comercials com ChatGPT, Gemini o Claude quan la informació pot sortir i, quan no, models de codi obert en una IA privada dins de l'empresa.
Connexió amb els sistemes de l'empresa
El flux registra la informació al sistema que correspongui: ERP, CRM, gestor documental, botiga en línia o aplicacions a mida, mitjançant integració de sistemes.
Registre de cada execució
Cada execució queda registrada: què va entrar, què va decidir la IA i què es va fer. És el que permet comprovar que funciona i fer correccions quan alguna cosa falla.
Preguntes freqüents sobre automatització amb IA
Quina precisió té la IA en llegir documents?
Cal canviar de programes?
Quin procés convé automatitzar primer amb IA?
Quant de temps es triga a tenir una primera automatització?
Quant costa automatitzar un procés amb IA?
Cal refer l'automatització si apareix un model d'IA millor?
Quina tasca manual es pot automatitzar a la teva empresa?
Explica'ns-ho amb un exemple: un correu, un document o un full de càlcul que avui es processa manualment. Amb aquest exemple veurem quina part pot fer la IA.