Más tiempo para lo importante
Automatización de procesos con IA
Automatizamos las tareas repetitivas que hasta ahora necesitaban a una persona, porque había que leer, entender o clasificar información antes de decidir.
Leer y entender: el paso que antes tenía que dar una persona
Automatizar un proceso siempre ha funcionado bien cuando se puede expresar como reglas: "si el pedido pasa a enviado, envía el correo". Es lo que hacemos desde hace años con automatizaciones y APIs.
La limitación estaba en los procesos que empiezan con información que hay que leer e interpretar. Ese paso lo tenía que dar una persona, y por eso el proceso solo se podía automatizar en parte.
La IA resuelve ese paso, y el resto del flujo sigue siendo la automatización tradicional: fiable, repetible y barata.
Automatización de procesos tradicional o con IA: cuándo conviene cada una
No todos los procesos necesitan IA. La pregunta clave es si la misma entrada tiene que dar siempre la misma salida.
Automatización tradicional: misma entrada, misma salida
Es imprescindible cuando el resultado tiene que ser siempre el mismo para los mismos datos. Las facturas en PDF que genera el propio ERP tienen siempre el mismo formato: un programa extrae sus datos sin enviarlos a un modelo de IA, que añadiría coste y tiempo de respuesta. Y para exportarlos a otra plataforma se usa una integración con protocolos de comunicación definidos, sin IA. Es la base de la programación de automatizaciones y APIs a medida.
- Velocidad: no hay que esperar la respuesta de un modelo.
- Fiabilidad: con los mismos datos, siempre el mismo resultado.
- Seguridad: la información no se envía a ningún servicio de IA.
- Control: cada paso se puede revisar y auditar.
Automatización con IA: cuando hay que interpretar
Es la opción cuando la información no tiene un formato fijo o hay que entender su contenido. Por ejemplo, saber si un cliente escribe contento o enfadado al servicio técnico: con programación tradicional habría que buscar palabras clave y sinónimos, y el resultado sería poco fiable. Con IA, es viable.
- Protección de datos: hay que elegir bien el modelo, porque no todos sirven para cualquier información. Cuando los datos no pueden salir de la empresa, la opción es una IA privada.
- Coste y tiempo: cada consulta al modelo tiene un pequeño coste y tarda unos segundos.
- Resultado medido: se prueba con documentos reales antes de ponerlo en producción.
Un caso intermedio: las facturas de proveedores
Cada proveedor envía las facturas con su propio formato, así que un programa con reglas fijas no basta. Pero tampoco hace falta enviarlas a un modelo de IA de uso general: hay servicios especializados en leer facturas, como el procesador de facturas de Document AI, de Google Cloud, sujeto a sus condiciones de tratamiento de datos para empresas. Ofrece más garantías de confidencialidad que usar libremente un modelo comercial, y se integra con programación tradicional, mediante su API: el resto del flujo no necesita IA.
Ejemplos: qué se resuelve con cada una
Extraer los datos de las facturas en PDF que genera el propio ERP
Cómo se resuelve: Programación tradicional
Por qué: Tienen siempre el mismo formato: un programa las lee sin coste por documento.
Exportar esos datos a la gestoría, al banco o a otra plataforma
Cómo se resuelve: Programación tradicional
Por qué: Una integración por API o con un formato de intercambio definido da un resultado exacto.
Comprobar que un NIF, un IBAN o una fecha son válidos
Cómo se resuelve: Programación tradicional
Por qué: Existe un algoritmo de comprobación: la IA no aporta nada y podría equivocarse.
Avisar cuando el stock de un producto baja del mínimo
Cómo se resuelve: Programación tradicional
Por qué: Es una regla fija: si el stock es inferior al mínimo, se envía el aviso.
Leer facturas y albaranes de proveedores, cada uno con su formato
Cómo se resuelve: Servicio especializado y programación tradicional
Por qué: El formato cambia, pero hay servicios pensados para ese documento, como Document AI de Google Cloud.
Saber si un cliente escribe contento o enfadado al servicio técnico
Cómo se resuelve: IA
Por qué: Hay que entender el tono del mensaje, no buscar palabras.
Detectar si un mensaje contiene información económica de la empresa antes de que salga
Cómo se resuelve: IA
Por qué: La misma información se puede expresar de muchas maneras.
Clasificar los correos entrantes por tema y prioridad
Cómo se resuelve: IA
Por qué: Cada remitente redacta a su manera.
Encontrar el producto de un proveedor en el catálogo propio aunque tenga otro nombre
Cómo se resuelve: IA
Por qué: Hay que comparar por significado, no por el texto exacto.
Facturas de fin de mes: generarlas, enviarlas y redactar el correo de cada cliente
Cómo se resuelve: Las dos
Por qué: El flujo es tradicional y la IA solo redacta el correo. Es el ejemplo que se explica más abajo.
| Tarea | Cómo se resuelve | Por qué |
|---|---|---|
| Extraer los datos de las facturas en PDF que genera el propio ERP | Programación tradicional | Tienen siempre el mismo formato: un programa las lee sin coste por documento. |
| Exportar esos datos a la gestoría, al banco o a otra plataforma | Programación tradicional | Una integración por API o con un formato de intercambio definido da un resultado exacto. |
| Comprobar que un NIF, un IBAN o una fecha son válidos | Programación tradicional | Existe un algoritmo de comprobación: la IA no aporta nada y podría equivocarse. |
| Avisar cuando el stock de un producto baja del mínimo | Programación tradicional | Es una regla fija: si el stock es inferior al mínimo, se envía el aviso. |
| Leer facturas y albaranes de proveedores, cada uno con su formato | Servicio especializado y programación tradicional | El formato cambia, pero hay servicios pensados para ese documento, como Document AI de Google Cloud. |
| Saber si un cliente escribe contento o enfadado al servicio técnico | IA | Hay que entender el tono del mensaje, no buscar palabras. |
| Detectar si un mensaje contiene información económica de la empresa antes de que salga | IA | La misma información se puede expresar de muchas maneras. |
| Clasificar los correos entrantes por tema y prioridad | IA | Cada remitente redacta a su manera. |
| Encontrar el producto de un proveedor en el catálogo propio aunque tenga otro nombre | IA | Hay que comparar por significado, no por el texto exacto. |
| Facturas de fin de mes: generarlas, enviarlas y redactar el correo de cada cliente | Las dos | El flujo es tradicional y la IA solo redacta el correo. Es el ejemplo que se explica más abajo. |
Qué procesos se pueden automatizar con IA
Todos empiezan igual: con información que llega desordenada. La IA la convierte en datos y el flujo continúa con sus reglas habituales.
Correos, mensajes y ficheros entrantes
Un correo, un mensaje de Telegram o un fichero. La IA interpreta qué se solicita y extrae los datos relevantes, y el flujo lo convierte en una tarea en el ERP, por ejemplo en Odoo.
Formularios y mensajes en texto libre
Lo que un cliente escribe con sus propias palabras en un formulario web o en un mensaje se convierte en una ficha con sus campos, lista para el CRM.
Resúmenes automáticos de correos, actas e incidencias
Hilos de correo, actas de reunión o las incidencias de la semana, resumidos en unas líneas para quien tiene que decidir.
Textos repetitivos y traducciones
Borradores de respuesta, descripciones de producto o traducciones de fichas, que una persona revisa antes de enviarlos o publicarlos.
Albaranes, pedidos y certificados
Cada proveedor los envía con su propio formato. Un servicio especializado o un modelo de IA extrae los campos, y el flujo los contrasta con los datos del ERP y los registra donde corresponde.
Hojas de cálculo con formatos distintos
Hojas de Excel que cada departamento o cliente rellena con su propio formato, con columnas que cambian de nombre o de orden. La IA las interpreta y el flujo carga los datos en el programa que corresponde.
Ejemplo de automatización con IA: las facturas de fin de mes, del ERP al cliente
El ERP prepara los borradores
A final de mes, el flujo genera las facturas en borrador con las horas que el equipo ha imputado en el ERP, por ejemplo en Odoo.
Contabilidad las revisa
El responsable de contabilidad recibe un aviso con los borradores listos para revisar. Ninguna factura sale sin su visto bueno.
La IA redacta el envío
Cada factura validada sale con un correo escrito para su cliente, no con una plantilla igual para todos, y con la factura adjunta.
El resto del flujo, con reglas fijas
La IA solo redacta el correo. Generar los borradores, avisar y enviar lo hace el flujo con reglas fijas, y la validación es de una persona.
Alcance de las automatizaciones: canales, programas, sensores y APIs
Una automatización puede recibir información y actuar en casi cualquier sistema que tenga una forma de conectarse.
Telegram, WhatsApp y SMS
Una petición que llega por Telegram o WhatsApp se convierte en una tarea, y los avisos salen por el mismo canal o por SMS. Por ejemplo, avisar al responsable cuando se acerca el plazo de una tarea.
Correo electrónico y ficheros
Los correos entrantes y los ficheros que llegan a una carpeta se clasifican y se convierten en la tarea o la incidencia que corresponde. En sentido contrario, cada cliente recibe por correo un resumen periódico del avance de su proyecto.
ERP, CRM y programas internos
La automatización lee y escribe en los programas de la empresa: crea una tarea en Odoo, actualiza una ficha del CRM o genera las facturas en borrador a final de mes.
Sensores y máquinas
Los datos de las máquinas de una planta también pueden activar una automatización: si una lleva más de diez minutos parada, el responsable de mantenimiento recibe un aviso. Es la base de la IA para la industria.
Webhooks de herramientas de terceros
Muchas herramientas avisan cuando ocurre algo: un pago recibido, un formulario enviado o un cambio en el repositorio de código. La automatización actúa en ese momento: por ejemplo, cuando la pasarela de pago confirma un cobro, el pedido se marca como cobrado en el ERP.
APIs remotas
Servicios externos que se consultan o a los que se envían datos: bancos, transportistas, plataformas públicas o modelos de IA. Por ejemplo, revisar las licitaciones y filtrar con Jev las que encajan con el perfil de la empresa.
En Gilsys también hemos agilizado nuestra gestión interna integrando automatizaciones con IA, y por eso podemos recomendar su uso con conocimiento de causa.
¿Automatización con IA o un agente?
Se parecen y es fácil confundirlos. La diferencia práctica es quién decide el camino.
Automatización con IA
El camino está decidido de antemano y siempre es el mismo. La IA resuelve un paso concreto dentro de él: leer, clasificar o resumir. Más barato, más predecible y más fácil de comprobar: si algo falla, se identifica enseguida en qué paso.
Agentes de IA
El camino no está decidido: el agente analiza la situación y elige qué hacer, en qué orden y cuántas veces, dentro de los límites que se le marcan. Dos casos parecidos pueden seguir pasos distintos. Para procesos donde no se pueden prever todos los casos: agentes de IA.
Herramientas de la automatización: n8n, el modelo y los sistemas de la empresa
n8n y herramientas de orquestación
Programamos los flujos e integramos herramientas de gestión de workflows como n8n, que permite verlos, modificarlos y saber en qué punto está cada ejecución.
El modelo adecuado para cada caso
Modelos comerciales como ChatGPT, Gemini o Claude cuando la información puede salir y, cuando no, modelos de código abierto en una IA privada dentro de la empresa.
Conexión con los sistemas de la empresa
El flujo registra la información en el sistema que corresponda: ERP, CRM, gestor documental, tienda online o aplicaciones a medida, mediante integración de sistemas.
Registro de cada ejecución
Cada ejecución queda registrada: qué entró, qué decidió la IA y qué se hizo. Es lo que permite comprobar que funciona y corregir cuando algo falla.
Preguntas frecuentes sobre automatización con IA
¿Cuánto acierta la IA al leer documentos?
¿Hace falta cambiar de programas?
¿Qué proceso conviene automatizar primero con IA?
¿Cuánto se tarda en tener una primera automatización?
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso con IA?
¿Hay que rehacer la automatización si aparece un modelo de IA mejor?
¿Qué tarea manual se puede automatizar en tu empresa?
Cuéntanoslo con un ejemplo: un correo, un documento o una hoja de cálculo que hoy se procesa manualmente. Con ese ejemplo vemos qué parte puede hacer la IA.