Organitzem els documents de l'empresa
Gestor documental amb Nextcloud o ownCloud, en servidors privats
Reunim els documents repartits entre ordinadors o ordenem el servidor de fitxers que ha crescut sense criteri. Després els unifiquem en un gestor documental de codi obert, que es pot ampliar i connectar amb la resta de sistemes de l'empresa.
Senyals que els documents de l'empresa necessiten ordre
Ordenar els fitxers en una fase inicial agilitza molt la digitalització i l'automatització dels processos d'una empresa.
Sense un sistema centralitzat
No hi ha un servidor comú: cada persona decideix on desa els seus documents.
- A l'ordinador de cada persona. Si l'equip s'avaria o la persona deixa l'empresa, els documents es perden.
- Al correu. Contractes, pressupostos o factures que només existeixen com a adjunts en una bústia.
- En comptes personals. Carpetes a Google Drive o Dropbox, i documents que només s'han compartit per WhatsApp.
- En diversos equips alhora. Còpies del mateix document, cadascuna amb canvis diferents.
Amb un servidor de fitxers sense ordre
El servidor existeix, però ha crescut durant anys sense regles comunes.
- Cada àrea amb la seva pròpia lògica. Cada departament va crear la seva estructura de carpetes, i cap no s'assembla a la dels altres.
- Diverses versions finals. "informe_v2", "informe_final" i "informe_final_bo" conviuen, i no queda clar quina és la vigent.
- Documents que es localitzen preguntant. Per trobar-ne un cal preguntar a la persona amb més antiguitat a l'empresa.
- Permisos sense revisar. Accessos heretats d'una migració antiga, oberts des d'aleshores.
Abans d'instal·lar eines noves, convé avaluar el desordre existent
Recopilació i inventari de documents
Recopilació dels documents dispersos
Si no hi ha un sistema centralitzat, recopilem els documents de cada ordinador, de les bústies de correu i dels comptes personals, i els reunim en un únic lloc abans d'ordenar-los.
Volum per àrea i per format
De vegades canvia l'enfocament del projecte: si les imatges i els vídeos ocupen més que tots els documents junts, convé gestionar-los a part, amb un gestor de recursos multimèdia.
On és el desordre
Profunditat de carpetes, branques duplicades entre àrees i estructures abandonades sense acabar. L'inventari mostra quina part necessita feina i quina està ben organitzada.
Duplicats i versions, detectats amb IA
Els fitxers idèntics es localitzen comparant-ne l'empremta digital, sense marge d'error. La IA detecta el que aquesta comparació no identifica, com el mateix document amb un altre nom, en Word i en PDF o amb petits canvis, i proposa quina és la versió vigent. Funciona en un servidor privat, sense que els documents surtin de l'empresa.
Mapa real de permisos
Qui pot veure cada carpeta, contrastat amb els rols que hauria de tenir. Així apareixen els accessos que van quedar oberts després d'una migració antiga.
Què s'ordena després de l'inventari
Establim estructures de carpetes coherents i controls que mantenen l'ordre. Les dades de les aplicacions, com ara clients, productes o comandes, s'ordenen amb la governança de dades.
Estructura i noms
Una sola lògica de carpetes per a tota l'organització i un criteri de noms que indiqui el projecte, l'àrea, la data i l'estat sense haver d'obrir el fitxer.
Control de versions
Un sistema que indica quina és la versió vigent i conserva l'historial de canvis, sense còpies amb noms diferents.
Permisos per funció
Els accessos s'assignen per funció i per àrea, no persona per persona, i es tanquen els que van quedar oberts després de migracions antigues.
Cerca per contingut
Indexar el contingut, no només el nom del fitxer, perquè trobar un document no depengui de recordar on es va desar.
Arxiu i caducitat
Què passa quan un document deixa d'estar vigent: on s'arxiva, quant de temps es conserva i qui ho decideix.
Controls automàtics
Processos programats que revisen l'estructura i avisen de duplicats i de documents caducats, per mantenir l'ordre sense revisions manuals.
Nextcloud o ownCloud: quin gestor documental convé a cada organització
Dues plataformes de codi obert. Totes dues s'instal·len en servidors privats, sota el control de l'empresa, i totes dues permeten exportar tots els documents amb la seva estructura de carpetes, amb el client d'escriptori o per WebDAV: si un dia es canvia de plataforma, la informació es recupera completa i sense dependre del proveïdor.
Nextcloud
A més dels fitxers, inclou calendari, correu, tasques, xat i videotrucada, i edició de documents al navegador amb Nextcloud Office o OnlyOffice. Per quan cal substituir diverses eines alhora i no només la carpeta compartida.
ownCloud Infinite Scale
Per quan l'objectiu principal és el gestor documental, amb els documents organitzats en espais de treball.
Funcionalitats a mida i integracions per a Nextcloud o ownCloud
Com que són de codi obert, totes dues plataformes admeten desenvolupaments propis i es comuniquen amb altres aplicacions mitjançant les seves API. A més d'implantar el gestor documental, l'adaptem als processos de l'empresa.
Desenvolupament a mida
Funcionalitats que la plataforma no inclou, com ara formularis, fluxos d'aprovació o pantalles per a un departament concret. Les desenvolupem amb programació a mida sobre el mateix gestor documental.
Connexió amb l'ERP, el CRM i altres aplicacions
Per exemple, que en aprovar un pressupost a l'ERP es creï la carpeta del projecte amb els permisos de l'equip assignat, o que la fitxa de cada client al CRM enllaci amb la seva documentació.
Automatització de processos
Documents que s'arxiven segons regles, com les factures que arriben per correu i es desen a la seva carpeta, o els contractes que generen un avís abans de vèncer. Es resol amb l'automatització de processos.
IA sobre els documents
La cerca per significat, ja implantada en un cas real, i, un cop establertes les regles, la classificació automàtica: la IA llegeix cada document quan es puja i proposa on arxivar-lo. És IA dins d'una aplicació existent.
Cerca pel contingut dels documents, no pel nom del fitxer
Per nom, per paraula o per significat
Cercar per nom de fitxer obliga a recordar com es deia. Cercar per contingut obliga a encertar la paraula exacta. Una pregunta en llenguatge natural troba el document encara que faci servir altres paraules.
Com funciona la cerca per significat
Els documents es divideixen en fragments, cada fragment es converteix en una representació del seu significat i es desa en una base de dades vectorial. En fer una pregunta, el sistema retorna els fragments que més s'hi assemblen en significat, no en lletres.
Cas real: una entitat social amb ownCloud
L'hem implantat en una entitat social amb ownCloud Infinite Scale: la documentació s'organitza en espais (projectes, recursos humans, subvencions) i la IA funciona en un servidor de la mateixa entitat, com una IA privada, de manera que no surten de l'entitat ni els documents ni les preguntes. Cada document que es puja s'indexa automàticament en el seu espai, i cada resposta indica el document d'on prové.
Cerca que respecta els permisos
Els usuaris, els espais i els permisos es gestionen en un sol lloc, el gestor documental, i un servei que hem desenvolupat els replica a l'assistent tan bon punt canvien. Cada persona només consulta els seus espais. Per això la feina de permisos va abans: si estan mal definits, la cerca intel·ligent exposa l'error més ràpidament.
I si el problema principal són les dades de producte i els elements multimèdia?
Gestió d'imatges i vídeos amb el DAM de Pimcore
Les imatges, els vídeos i els recursos gràfics de producte no es gestionen bé en un gestor documental: necessiten metadades pròpies, formats diferents per a cada canal i control dels drets d'ús. Per gestionar-los recomanem el mòdul de gestió de recursos multimèdia (DAM, per la sigla en anglès) de Pimcore, una plataforma que implantem i programem a mida. La seva edició comunitària és gratuïta.
Metadades i cerca
Cada imatge o vídeo amb el producte, la campanya, l'autor i els drets d'ús corresponents, i cerca per qualsevol d'aquests camps.
Formats generats automàticament
A partir d'un únic original, Pimcore genera les mides i els formats de cada canal: la web, la botiga en línia, el catàleg imprès o les xarxes socials.
Vinculat a les dades de producte
Si el catàleg també es gestiona amb Pimcore, cada producte té associades les seves imatges, i les dades i les imatges es distribueixen juntes a cada canal.
Quan convé
Quan hi ha molts recursos multimèdia lligats a productes, catàlegs o campanyes. Si són uns quants vídeos, n'hi ha prou amb el gestor documental.
Com s'implanta un gestor documental, en quatre passos
Recopilació i inventari
Si els documents estan repartits, primer es reuneixen en un únic lloc. Després, l'inventari: què contenen, quant ocupen, quins duplicats hi ha i quins permisos tenen. Com a orientació, una setmana per àrea, tot i que depèn de cada empresa, sobretot del nombre de persones i d'equips.
Definició de les regles
Estructura, noms, metadades mínimes i què passa quan un document deixa d'estar vigent. Ho decideix l'organització; nosaltres proposem i assenyalem les regles difícils de complir.
Prova en una sola àrea
S'aplica en una àrea, es detecta què falla i es corregeix. Si es reorganitza tota l'empresa alhora, el mateix error es repeteix a totes les àrees abans que es detecti.
Eina i automatismes
Si cal, s'implanta Nextcloud o ownCloud i s'hi migra la informació ja ordenada. En tots els casos es configuren els controls programats que mantenen l'ordre i redueixen al mínim les revisions manuals.
Preguntes freqüents sobre gestió documental
Cal implantar un gestor documental?
I si ja fem servir SharePoint o Google Drive?
Quant es triga a ordenar els documents?
Quant costa ordenar els documents i implantar el gestor documental?
Quant costa Nextcloud o ownCloud?
On es desen els documents?
Quedem lligats a vosaltres o a l'eina?
I si l'equip no segueix les normes de carpetes i noms?
Quant triga el teu equip a trobar un document?
El primer pas és reunir els documents i fer-ne l'inventari. Amb aquestes dades es determina si el problema és d'ordre, de permisos o d'eina, i quant costa resoldre cadascun.