Organizamos los documentos de la empresa
Gestión documental con Nextcloud u ownCloud, en servidores privados
Reunimos los documentos repartidos entre ordenadores u ordenamos el servidor de ficheros que ha crecido sin criterio. Después los unificamos en un gestor documental de código abierto, que se puede ampliar y conectar con el resto de sistemas de la empresa.
Señales de que los documentos de la empresa necesitan orden
Ordenar los ficheros de forma temprana agiliza mucho la digitalización y la automatización de los procesos de una empresa.
Sin un sistema centralizado
No existe un servidor común: cada persona decide dónde guarda sus documentos.
- En el ordenador de cada persona. Si el equipo se avería o la persona deja la empresa, los documentos se pierden.
- En el correo. Contratos, presupuestos o facturas que solo existen como adjuntos en un buzón.
- En cuentas personales. Carpetas en Google Drive o Dropbox, y documentos que solo se han compartido por WhatsApp.
- En varios equipos a la vez. Copias del mismo documento, cada una con cambios diferentes.
Con un servidor de ficheros sin orden
El servidor existe, pero ha crecido durante años sin reglas comunes.
- Cada área con su propia lógica. Cada departamento creó su estructura de carpetas, y ninguna se parece a la de los demás.
- Varias versiones finales. "informe_v2", "informe_final" e "informe_final_bueno" conviven, y no está claro cuál es la vigente.
- Documentos que se localizan preguntando. Para encontrar uno hay que preguntar a la persona con más antigüedad en la empresa.
- Permisos sin revisar. Accesos heredados de una migración antigua, abiertos desde entonces.
Antes de instalar nuevas herramientas, conviene evaluar el desorden existente
Recopilación e inventario de documentos
Recopilación de los documentos dispersos
Si no hay un sistema centralizado, recopilamos los documentos de cada ordenador, de los buzones de correo y de las cuentas personales, y los reunimos en un único lugar antes de ordenarlos.
Volumen por área y por formato
A veces cambia el enfoque del proyecto: si las imágenes y los vídeos ocupan más que todos los documentos juntos, conviene gestionarlos aparte, con un gestor de recursos multimedia.
Dónde está el desorden
Profundidad de carpetas, ramas duplicadas entre áreas y estructuras abandonadas sin terminar. El inventario muestra qué parte necesita trabajo y cuál está bien organizada.
Duplicados y versiones, detectados con IA
Los ficheros idénticos se localizan comparando su huella digital, sin margen de error. La IA detecta lo que esa comparación no identifica, como el mismo documento con otro nombre, en Word y en PDF o con pequeños cambios, y propone cuál es la versión vigente. Funciona en un servidor privado, sin que los documentos salgan de la empresa.
Mapa real de permisos
Quién puede ver cada carpeta, contrastado con los roles que debería tener. Así aparecen los accesos que quedaron abiertos tras una migración antigua.
Qué se ordena después del inventario
Determinamos estructuras de carpetas coherentes y controles que mantienen el orden. Los datos de las aplicaciones, como clientes, productos o pedidos, se ordenan con el gobierno del dato.
Estructura y nombres
Una sola lógica de carpetas para toda la organización y un criterio de nombres que indique el proyecto, el área, la fecha y el estado sin tener que abrir el fichero.
Control de versiones
Un sistema que indica cuál es la versión vigente y conserva el historial de cambios, sin copias con nombres distintos.
Permisos por función
Los accesos se asignan por función y por área, no persona a persona, y se cierran los que quedaron abiertos tras migraciones antiguas.
Búsqueda por contenido
Indexar el contenido, no solo el nombre del fichero, para que encontrar un documento no dependa de recordar dónde se guardó.
Archivo y caducidad
Qué ocurre cuando un documento deja de estar vigente: dónde se archiva, cuánto tiempo se conserva y quién lo decide.
Controles automáticos
Procesos programados que revisan la estructura y avisan de duplicados y de documentos caducados, para mantener el orden sin revisiones manuales.
Nextcloud u ownCloud: qué gestor documental conviene a cada organización
Dos plataformas de código abierto. Las dos se instalan en servidores privados, bajo el control de la empresa, y las dos permiten exportar todos los documentos con su estructura de carpetas, con el cliente de escritorio o por WebDAV: si un día se cambia de plataforma, la información se recupera completa y sin depender del proveedor.
Nextcloud
Además de los archivos, incluye calendario, correo, tareas, chat y videollamada, y edición de documentos en el navegador con Nextcloud Office u OnlyOffice. Para cuando hay que sustituir varias herramientas a la vez y no solo la carpeta compartida.
ownCloud Infinite Scale
Para cuando el objetivo principal es el gestor documental, con los documentos organizados en espacios de trabajo.
Funcionalidades a medida e integraciones para Nextcloud u ownCloud
Al ser de código abierto, las dos plataformas admiten desarrollos propios y se comunican con otras aplicaciones mediante sus API. Además de implantar el gestor documental, lo adaptamos a los procesos de la empresa.
Desarrollo a medida
Funcionalidades que la plataforma no incluye, como formularios, flujos de aprobación o pantallas para un departamento concreto. Las desarrollamos con programación a medida sobre el propio gestor documental.
Conexión con el ERP, el CRM y otras aplicaciones
Por ejemplo, que al aprobar un presupuesto en el ERP se cree la carpeta del proyecto con los permisos del equipo asignado, o que la ficha de cada cliente en el CRM enlace con su documentación.
Automatización de procesos
Documentos que se archivan según reglas, como las facturas que llegan por correo y se guardan en su carpeta, o los contratos que generan un aviso antes de vencer. Se resuelve con la automatización de procesos.
IA sobre los documentos
La búsqueda por significado, ya implantada en un caso real, y, una vez establecidas las reglas, la clasificación automática: la IA lee cada documento al subirlo y propone dónde archivarlo. Es IA dentro de una aplicación existente.
Búsqueda por el contenido de los documentos, no por el nombre del fichero
Por nombre, por palabra o por significado
Buscar por nombre de fichero obliga a recordar cómo se llamaba. Buscar por contenido obliga a acertar la palabra exacta. Una pregunta en lenguaje natural encuentra el documento aunque use otras palabras.
Cómo funciona la búsqueda por significado
Los documentos se dividen en fragmentos, cada fragmento se convierte en una representación de su significado y se guarda en una base de datos vectorial. Al preguntar, el sistema devuelve los fragmentos que más se parecen en significado, no en letras.
Caso real: una entidad social con ownCloud
Lo hemos implantado en una entidad social con ownCloud Infinite Scale: la documentación se organiza en espacios (proyectos, recursos humanos, subvenciones) y la IA funciona en un servidor de la propia entidad, como una IA privada, de modo que ni los documentos ni las preguntas salen de la entidad. Cada documento que se sube se indexa automáticamente en su espacio, y cada respuesta indica el documento del que procede.
Búsqueda que respeta los permisos
Usuarios, espacios y permisos se gestionan en un solo sitio, el gestor documental, y un servicio que hemos desarrollado los replica en el asistente en cuanto cambian. Cada persona solo consulta sus espacios. Por eso el trabajo de permisos va antes: si están mal definidos, la búsqueda inteligente expone el error más rápido.
¿Y si el principal problema son los datos de producto y los elementos multimedia?
Gestión de imágenes y vídeos con el DAM de Pimcore
Las imágenes, los vídeos y los recursos gráficos de producto no se gestionan bien en un gestor documental: necesitan metadatos propios, formatos distintos para cada canal y control de los derechos de uso. Para ellos recomendamos el módulo de gestión de recursos multimedia (DAM, por sus siglas en inglés) de Pimcore, una plataforma que implantamos y programamos a medida. Su edición comunitaria es gratuita.
Metadatos y búsqueda
Cada imagen o vídeo con su producto, su campaña, su autor y sus derechos de uso, y búsqueda por cualquiera de estos campos.
Formatos generados automáticamente
A partir de un único original, Pimcore genera los tamaños y formatos de cada canal: la web, la tienda online, el catálogo impreso o las redes sociales.
Vinculado a los datos de producto
Si el catálogo también se gestiona en Pimcore, cada producto tiene asociadas sus imágenes, y los datos y las imágenes se distribuyen juntos a cada canal.
Cuándo conviene
Cuando hay muchos recursos multimedia ligados a productos, catálogos o campañas. Si son unos pocos vídeos, basta con el gestor documental.
Cómo se implanta un gestor documental, en cuatro pasos
Recopilación e inventario
Si los documentos están repartidos, primero se reúnen en un único lugar. Después, el inventario: qué contienen, cuánto ocupan, qué duplicados hay y qué permisos tienen. Como orientación, una semana por área, aunque depende de cada empresa, sobre todo del número de personas y de equipos.
Definición de las reglas
Estructura, nombres, metadatos mínimos y qué ocurre cuando un documento deja de estar vigente. Lo decide la organización; nosotros proponemos y señalamos las reglas difíciles de cumplir.
Prueba en una sola área
Se aplica en un área, se detecta qué falla y se corrige. Si se reorganiza toda la empresa a la vez, el mismo error se repite en todas las áreas antes de que se detecte.
Herramienta y automatismos
Si hace falta, se implanta Nextcloud u ownCloud y se migra la información ya ordenada. En todos los casos se configuran los controles programados que mantienen el orden minimizando las revisiones manuales.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental
¿Hace falta implantar un gestor documental?
¿Y si ya usamos SharePoint o Google Drive?
¿Cuánto se tarda en ordenar los documentos?
¿Cuánto cuesta ordenar los documentos e implantar el gestor documental?
¿Cuánto cuesta Nextcloud u ownCloud?
¿Dónde se guardan los documentos?
¿Quedamos atados a vosotros o a la herramienta?
¿Y si el equipo no sigue las normas de carpetas y nombres?
¿Cuánto tarda tu equipo en encontrar un documento?
El primer paso es reunir los documentos y hacer el inventario. Con esos datos se determina si el problema es de orden, de permisos o de herramienta, y cuánto cuesta resolver cada uno.